Gernandt & Danielssons Integritetspolicy rörande rekrytering och kontaktskapande genom connect-funktionen på karriar.gda.se
1. Information om behandling av dina personuppgifter
Gernandt & Danielsson Advokatbyrå KB, organisationsnummer 969695-3703, (”Gernandt & Danielsson”) är personuppgiftsansvarig för den behandling som sker av personuppgifter tillhörande (i) dig som arbetssökande, (iii) dig som skapat kontakt med oss genom connect-funktionen på karriar.gda.se och (iii) dig som blivit angiven som referens av en sökande via rekommendationsfunktionen på samma webbplats. Det innebär att Gernandt & Danielsson är ansvariga för hur dina personuppgifter samlas in, behandlas och gallras när ändamålet för behandlingen upphört.
Din personliga integritet är viktig för oss på Gernandt & Danielsson och vi är angelägna om att dina personuppgifter skyddas. Gernandt & Danielsson behandlar därför dina personuppgifter i enlighet med den allmänna dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 (”GDPR”) och annan tillämplig lagstiftning till skydd för den personliga integriteten.
Med ”personuppgifter” avses alla uppgifter som direkt eller indirekt kan användas för att identifiera en fysisk person som är i livet.
Denna integritetspolicy (”Policy”) redogör för vilka personuppgifter som samlas in, för vilka ändamål personuppgifterna behandlas, vilken laglig grund som behandlingen vilar på, hur Gernandt & Danielsson skyddar dina personuppgifter, när gallring/radering sker, hur eventuell överföring till tredje land sker och vilka skyddsåtgärder som då vidtas samt hur du kan tillvarata dina rättigheter. Likaså finns information om hur du klagar för det fall du skulle vara missnöjd med Gernandt & Danielssons personuppgiftsbehandling.
2. Personuppgifter som behandlas
Arbetssökande:
Vi behandlar de personuppgifter som du lämnar till oss i dina ansökningshandlingar. De personuppgifter som då kan aktualiseras är exempelvis namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, eventuell bild, utbildning, utbildningsbetyg, arbetsbetyg, yrkeserfarenhet, svar på frågor som ställts under rekryteringsprocessen och andra uppgifter du frivilligt lämnar om dig själv i din ansökan.
De uppgifter som du lämnar kan komma att kompletteras med uppgifter från referenter du själv angett eller från publika webbsidor/databaser, exempelvis Facebook och LinkedIn eller andra offentliga källor.
Ditt tillhandahållande av personuppgifter är inte ett lagkrav men nödvändigt för att du ska kunna söka en anställning hos Gernandt & Danielsson och för att vi ska kunna överväga dig som kandidat till utlyst tjänst.
Person som skapat kontakt genom connect-funktionen:
Vi behandlar de personuppgifter som du lämnar till oss i samband med att du skapar kontakt med oss genom connect-funktionen på karriar.gda.se. De personuppgifter som då kan aktualiseras är exempelvis namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, eventuell bild, utbildning, utbildningsbetyg, arbetsbetyg, yrkeserfarenhet och andra uppgifter du frivilligt lämnar om dig själv till oss.
Ditt tillhandahållande av personuppgifter är inte ett lagkrav men nödvändigt för att du ska kunna skapa kontakt med Gernandt & Danielsson genom connect-funktionen och för att vi ska kunna hålla dig uppdaterad med relevant information rörande lediga anställningar, bjuda in till events och skicka nyhetsbrev m.m. Utöver nödvändiga uppgifter för att kunna nyttja connect-funktionen (namn och e-postadress) väljer du själv vilka ytterligare uppgifter du vill delge oss.
Person som angivits som referens via rekommendationsfunktionen:
Vi behandlar personuppgifter som lämnas av arbetssökanden via rekommendationsfunktionen på karriar.gda.se. De personuppgifter som då uteslutande aktualiseras är namn, e-postadress samt eventuell titel och/eller arbetsgivare.
Som referent kontaktas du omgående, via e-post, och informeras om att en sökande angivit dig som referens. Du bereds möjlighet att kvarstå som referent eller att omedelbart raderas som sådan.
3. Ändamål och laglig grund för behandlingen av dina personuppgifter
Gernandt & Danielsson behandlar bara personuppgifter om det finns ett fastställt ändamål och en laglig grund för behandlingen.
Personnummer, som har ett särskilt högt skyddsvärde i GDPR-sammanhang, får behandlas med stöd av samtycke, avtal eller då det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet och vikten av en säker identifiering. Huvudregeln är att Gernandt & Danielsson inte behandlar personnummer. Dock kan personnummer t.ex. förekomma i de fall sökanden valt att inte radera den uppgiften från betyg. Sökanden uppmanas att utelämna personnummer i de handlingar som laddas upp via webbplatsen.
Arbetssökande:
Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna bedöma och överväga olika kandidater till vakanta tjänster inom vår verksamhet och för att kunna administrera rekryteringsprocessen. Behandlingen sker med stöd av vårt berättigade intresse att kunna rekrytera personal till vår verksamhet och ditt berättigade intresse av att kunna erhålla en anställning.
Vi behandlar även dina personuppgifter för att kunna fullgöra våra skyldigheter och iaktta våra rättigheter inom arbetsrätten, d.v.s. den lagliga grunden härför är rättslig förpliktelse.
Om du samtyckt till fortsatt behandling av dina personuppgifter, efter avslutat rekryteringsförfarande, kommer uppgifterna att lagras i vår kandidatbank i syfte att kunna kontakta dig om framtida karriärmöjligheter/anställningar.
Person som skapat kontakt genom connect-funktionen:
Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna administrera din önskan om att hålla kontakt med Gernandt & Danielsson och för att vi ska kunna hålla dig uppdaterad med relevant information rörande lediga anställningar, överväga dig som kandidat till ledig tjänst, bjuda in till events och skicka nyhetsbrev m.m. Behandlingen vilar på det samtycke du lämnat i samband med att du väljer att skapa kontakt med oss via connect-funktionen.
Person som angivits som referens via rekommendationsfunktionen:
Ändamålet med behandlingen är att möjliggöra för arbetssökanden att stärka sin position i rekryteringsprocessen genom att ange personer som kan rekommendera sökanden för aktuell tjänst. Behandling av referenters personuppgifter grundar sig på referentens samtycke som, efter angivande i rekommendationsfunktionen på karriar.gda.se, omgående inhämtas via e-post.
4. Lagringstider för dina personuppgifter
Arbetssökande:
Personuppgifter som behandlas i samband med ett rekryteringsförfarande behandlas/lagras i två (2) år efter förfarandets avslutande i syfte att Gernandt & Danielsson ska kunna fullgöra sina skyldigheter och iaktta sina rättigheter inom arbetsrätten, såsom diskrimineringslagen (2008:567).
Om du samtyckt till att dina uppgifter behandlas i vår kandidatbank, i syfte att vi ska kunna kontakta dig om framtida anställningar, karriärmöjligheter m.m., så behandlas dina uppgifter för detta ändamål till dess att du återkallar ditt samtycke eller ändamålet för behandlingen upphör.
Person som skapat kontakt genom connect-funktionen:
Personuppgifter som du lämnat oss för att hålla kontakt med Gernandt & Danielsson, i syfte att vi ska kunna kontakta/tipsa dig om lediga tjänster, karriärmöjligheter m.m., behandlas för detta ändamål till dess du återkallar ditt samtycke eller ändamålet för behandlingen upphör.
Person som angivits som referens via rekommendationsfunktionen:
Personuppgifter som inkommit via rekommendationsfunktionen på karriar.gda.se raderas omedelbart för det fall referenten inte lämnar sitt samtycke. Erhålls samtycke behandlas uppgifterna intill dess samtycket återkallas eller ändamålet för behandlingen upphör.
5. Tillgång till personuppgifter
Endast de anställda vid Gernandt & Danielsson som behöver ha tillgång till personuppgifterna för att fullgöra de ändamål som listats ovan har tillgång till uppgifterna.
Utöver det delas personuppgifter med Teamtailor AB, som tillhandahåller Gernandt & Danielssons plattform för rekrytering.
Därutöver kan dina personuppgifter komma att delas med andra tjänsteleverantörer som utför uppdrag för vår räkning, i huvudsak för att uppdatera och supportera Gernandt & Danielssons IT-system, eller om det är nödvändigt för att vi ska kunna fullgöra lagstadgad skyldighet eller för att efterkomma myndighetsbeslut eller beslut av domstol.
6. Överföring till tredje land
Dina personuppgifter kommer, som huvudregel, inte att överföras till länder utanför EU/EES.
I de fall personuppgifter kan komma att överföras till ett land utanför EU/EES så sker det i enlighet med gällande lagstiftning på dataskyddsområdet och det kräver att landet ifråga har en adekvat skyddsnivå eller att det finns annan tillräcklig skyddsåtgärd som innebär att överföringen sker i enlighet med gällande lagstiftning.
7. Dina rättigheter
Du har rätt att begära information från Gernandt & Danielsson om användningen av de personuppgifter som rör dig.
Du kan när som helst återkalla hela eller delar av ett samtycke som du lämnat, med verkan från och med återkallelsen.
Vi kommer att på din begäran eller på eget initiativ, utan onödigt dröjsmål, att rätta eller radera personuppgifter som inte är uppdaterade, felaktiga, ofullständiga eller behandlas i strid med ovan angivna ändamål eller relevant lagstiftning. Du kan även i dessa fall begära att Gernandt & Danielsson begränsar behandlingen av sådana uppgifter.
Du kan vidare begära att få del av dina personuppgifter i ett maskinläsbart format. Det gäller för personuppgifter som du lämnat till Gernandt & Danielsson, behandlingen sker automatiserat och den grundas på samtycke eller avtal. Om det är tekniskt möjligt kan du även få personuppgifterna överförda till annan personuppgiftsansvarig.
Du har vidare rätt att, i vissa fall, exempelvis när behandlingen grundar sig på en intresseavvägning, invända mot Gernandt & Danielssons behandling av dina personuppgifter.
Du har även rätt att invända mot Gernandt & Danielssons behandling av dina personuppgifter för direktmarknadsföring, vid sådan invändning kommer Gernandt & Danielsson omedelbart att upphöra med behandlingen.
Om du vill nyttja någon av dina rättigheter gör du en framställning om detta till Gernandt & Danielsson enligt kontaktuppgifterna nedan eller använder de online-verktyg som finns att tillgå på karriar.gda.se.
Om du är missnöjd med Gernandt & Danielssons behandling av dina personuppgifter kan du lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet, vilket i Sverige är Datainspektionen (datainspektionen.se). Du kan även vända dig till tillsynsmyndigheten i det land där du bor eller arbetar.
8. Säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter
Det är viktigt för Gernandt & Danielsson att dina personuppgifter är skyddade. Därför vidtar vi alla lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som krävs för att skydda personuppgifterna mot otillbörlig åtkomst, utlämnande, förändring eller förstörelse. Vi granskar regelbundet våra säkerhetspolicyer och rutiner för att säkerställa att vår organisation och våra system är säkra och skyddade.
Om Gernandt & Danielsson anlitar en utomstående leverantör till stöd för verksamheten säkerställer vi att leverantören tillämpar motsvarande tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder och endast behandlar personuppgifter på det sätt som vi godkänt. Personuppgiftsbiträdesavtal signeras av leverantören innan tjänsten tas i bruk.
9. Ändringar av integritetspolicyn
Denna policy kan komma att ändras. Den senaste versionen av Policyn kommer alltid att finnas publicerad på karriar.gda.se.
10. Kontakt
Om du vill använda dig av dina rättigheter enligt ovan eller har frågor rörande vår hantering av personuppgifter kan du kontakta oss på GDPR@gda.se eller på adress nedan.
Gernandt & Danielsson Advokatbyrå KB
Att. GDPR
Box 5747
114 87 Stockholm
+46 8 670 66 00
